PC & Mobile

Как да намерите и премахнете дубликати в Google Таблици

Ако сте обикновен потребител на Google Sheets, вероятно сте се сблъскали с проблем, при който случайно сте добавили дублирани записи в електронната си таблица. Тази ситуация може да отхвърли набора от данни, върху който сте работили толкова усилено, за да съберете. Може да не знаете, че инцидентът е възникнал, особено когато компютърът ви се обърка или когато ударите тракпада на лаптопа си.

Във всеки случай е твърде лесно да пропуснете нещо, когато във вашата електронна таблица има огромно количество данни. Типичните резултати включват грешки при изчислението и дублиращи се клетки, които са трудни за идентифициране при търсене на източника на проблема.

За щастие има няколко различни метода за подчертаване на дубликати във вашите електронни таблици.

  • Използвайте вградената функция за премахване на дубликати.
  • Използвайте осветяване, за да намерите дубликати.
  • Копирайте уникални клетки и ги преместете на нов лист.
  • Използвайте търсач на дубликати на трета страна.
  • Създайте обобщена таблица, която отчита дубликати на индивидуална основа.

Горните процеси улесняват намирането на тези дублирани записи, така че можете да ги изтриете или да ги игнорирате, ако съвпадат, но не са дубликати. Ето вашите възможности.

Използвайте функцията за премахване на дубликати на Google Таблици

Независимо дали се опитвате да намерите дубликати в една колона, две колони или цял работен лист, функцията Премахване на дубликати премахва точно клетките със същите данни. Въпреки това, имайте предвид, че премахва всички дубликати, дори ако те не са свързани с едни и същи данни.

  1. Маркирайте колоните, които искате да проверите за дублиращи се данни.

  2. В менюто в горната част изберете Данни, и след това изберете Премахване на дубликати.

  3. Ще се появи изскачащ прозорец за диалог. Поставете отметки в квадратчетата до всяка колона в списъка, която искате да проверите, или можете да поставите отметка Избери всичко,и след това щракнете Премахване на дубликати.

  4. Google Sheets показва колко копия са намерени и премахнати, за да можете да гарантирате, че процесът работи по предназначение.

Използването на вградената функция на Google Sheets „Намиране и премахване на дубликати“ е най-простият начин за премахване на дубликати, но понякога може да искате да прегледате копията, преди да ги премахнете. Чудесен начин да направите това е с цветно подчертаване.

Маркирайте дубликати с помощта на цветове за лесно премахване

Що се отнася до идентифицирането на грешки в електронните ви таблици, използването на акценти за подчертаване на всяка неточна информация е друг добър начин.

  1. Отворете файла си в Google Sheets и изберете колоната или колоните, които искате да сортирате.

  2. В лентата с менюта в горната част изберетеФормат.

  3. В падащото меню изберете Условно форматиране.

  4. Изберете желания диапазон от новото меню, което се показва.

  5. Под Правила за форматиране, променете падащия раздел, озаглавен Форматирайте клетки, ако ... да се Персонализираната формула е.

  6. Поставете следната формула в полето под Персонализираната формула е опция:

    = Counti (A: A, A1)> 1.

  7. Под Стил на форматиране раздел, изберете Икона за цвят на запълване за да подчертаете съдържанието си с жълт (или всеки цвят по ваш избор) клетъчен фон.

  8. Кликнете върху Свършен за запазване на промените.

Електронната ви таблица сега ще подчертае вашите дублирани клетки в избрания от вас цвят и можете да сканирате селекцията за всякакви дубликати.

Забележка: Най -добре е да подчертаете клетките на колона, започващи с ред 1, вместо да избирате клетки в средата. Формулата не обича използването на ред 2 като първа колона. Пропусна няколко дубликата в избраното поле (A2: B9). След като беше добавен ред 1 (A1: B9), той намери всички дубликати. Вижте двете изображения по -долу.

Изображение #1: показва пропуснати дубликати при избор на клетки 2 ред като първи клетки (A2 и B2):

Изображение #2: показва всички дубликати, докато избирате клетки от ред 1 като първите клетки (A1 и B1):

Уверете се, че всички съществуващи дубликати са правилни, тъй като някои копия изобщо не са копия. Те могат да бъдат един и същ номер за два различни акаунта, потребители, служители или нещо друго. След като потвърдите копирните клетки, които не ви трябват, ги изтрийте. И накрая, можете да затворите менюто за форматиране и да възстановите стандартния цвят в клетките си.

Копирайте уникални клетки в Google Таблици за лесно премахване на дубликати

Ако предпочитате да сортирате необработените данни автоматично, най -добре е да копирате всички уникални клетки, а не дублиращи се. Този процес осигурява по -бързо сортиране и филтриране. Ако сте сигурни, че информацията ви е вярна и предпочитате вместо това да премахнете дубликатите, опитайте метода по -долу.

  1. Отворете документа Sheets, който искате да сортирате, и маркирайте колоната, която искате да редактирате. Този процес ще запише диапазона на колоните за следващата стъпка.

  2. След като маркирате колона, щракнете върху празна, където искате да се появят уникалните записи. Поставете следната формула в полето за въвеждане на формула в горната част на документа: = УНИКАЛНО ()

  3. Въведете координатите на клетката на оригиналната колона в скобите, като например: (A3: A9).

  4. Удари Въведете за да преместите новите си данни в колоната, която сте посочили по -рано.

След като това приключи, можете или да проверите записите ръчно, или да импортирате данните си в работната електронна таблица.

Използвайте добавка на трета страна, за да намерите и премахнете дубликати в таблици

Налични са онлайн плъгини за използване с Google Sheets. Ще намерите добавките в Google Workspace Marketplace, включително инструменти за автоматично премахване на дублиращи се записи.

Премахване на дубликати по Ablebits

Подходящ инструмент, известен като Премахване на дубликати от Ablebits, ви позволява бързо да намирате дубликати в цял лист с информация или като търсите до две колони наведнъж.

Можете да премествате, изтривате и маркирате резултатите. Инструментът включва две настройки на съветника: намиране и изтриване на дубликати и намиране на уникални клетки или качества във вашия документ. Тези две опции улесняват проследяването на информацията в движение.

Като цяло използването на съветник за намиране на вашата информация може да си заслужава в дългосрочен план. Това изявление е предимно за потребители, които непрекъснато търсят дубликати в своите електронни таблици и предпочитат да прекарват времето си в нещо друго.

Използвайте обобщена таблица, за да намерите дублирани редове в таблици

Осевата таблица е удобен инструмент за по -внимателно разглеждане на данните. Осева таблица не изтрива автоматично дублиращи се клетки или редове; той предоставя разбивка на това кои колони имат дубликати, така че можете ръчно да прегледате данните си и вижте какво, ако има нещо, трябва да премахнете.

Създаването на обобщена таблица е малко по -ангажирано от другите методи, показани в тази статия. Трябва да добавите обобщена таблица за всяка колона, за да сте сигурни, че резултатите са еднакви и точно да идентифицирате дубликати.

Забележка: Ако нямате имена на колони в електронната си таблица, обобщените таблици няма да работят точно за намиране на дубликати. Опитайте временно да добавите нов ред и след това дайте име на колоните, като използвате този нов ред.

Ето стъпките за използване на обобщена таблица за идентифициране на дублиращи се клетки или редове.

  1. Изберете всички данни в таблицата, след което отидете на Данни> Обобщена таблица.

  2. Регулирайте диапазона на клетките, ако е необходимо, след това натиснете Създайте.

  3. Изберете Добавяне до Редове. Тази стъпка ще избере колоната за намиране на дубликати. Да, правилно сте прочели. Изберете желаната колона от падащото меню. Ако загубите редактора на обобщена таблица, щракнете върху попълнена клетка, за да я върнете.

  4. Сега изберете Добавяне до Стойности и изберете същата колона, както по -горе, но я настройте да обобщава по БРОЯ или COUNTA. Вече трябва да е по подразбиране.

  5. Новата обобщена таблица ще идентифицира дубликати, както е показано по -долу.

  6. Ако ти искате да видите друга колона, можете да повторите горните стъпки (за да запазите предишните си резултати) или да отворите отново редактора на обобщена таблица и след това да промените съществуващата таблица.

  7. Обобщената таблица ще се промени, за да покаже новите корекции.

Както бе споменато по -рано, методът на обобщената таблица е малко по -ангажиран. Все пак той ви дава конкретен отчет за местоположенията на дублираните ви записи, който може да бъде много полезен за извършване на анализ на данни. За повече информация относно използването на обобщени таблици вижте урока TechJunkie за създаване, редактиране и опресняване на обобщени таблици в Google Sheets.

Като цяло, дублираща се клетка в Google Sheets може да причини проблеми с вашите данни, ако не сте внимателни, особено когато се опитвате да сортирате финансова информация в полезна електронна таблица.

Най -честите причини за дублиране са:

  • Няколко души добавиха един и същ клиент, фактура, категория, артикул и т.н.
  • Импортът на данни се добавя към вече наличните данни за втори път.
  • Действията за копиране/поставяне добавят дублирани записи.

За щастие идентифицирането, премахването и изтриването на идентични клетки с данни е изненадващо лесно в Google Таблици, нещо положително, ако непрекъснато се занимавате с електронни таблици в ежедневния си работен процес. Ако търсите нещо, за да сортирате по-добре съдържанието си, винаги можете да използвате добавка като Премахване на дубликати от Ablebits, за да сте сигурни, че информацията ви е добре сортирана и добре организирана.

Обобщавайки

Имате ли опит, съвети или въпроси относно използването на някой от методите, споменати в тази статия? Кажете ни в секцията за коментари по -долу.