PC & Mobile

Как да активирате проследяването на промените в Google Таблици

Когато работите върху Google Sheet с различни сътрудници, от решаващо значение е да проследите всички промени. По този начин всеки може да се позове на нова информация и да бъде в крак с времето.

Как да активирате проследяването на промените в Google Таблици

Проследяването и управлението на промените в Google Sheets е съвсем просто. Има различни начини да го направите, като активирате различни функции или като използвате добавка. Нека ги проучим.

Проследявайте промените, като активирате правилата за известия

Чистата функция, която съществува в „Правила за известия“ на Google Sheets, ви позволява винаги да бъдете информирани за промените, направени в документа. След като го активирате, ще получавате имейли всеки път, когато има промяна в листа. Вие можете да решите дали искате да получавате известия всеки път, когато някой направи промяна, или да получите обобщение на всички редакции.

Нека да видим как да направите това:

  1. Отворете необходимия лист и потърсете „Инструменти“.

  2. Превъртете надолу и кликнете върху „Правила за известия“.

  3. Изберете „Всички промени са направени“.

  4. След това, под „Извести ме с…“, изберете между получаване на имейли веднага или ежедневно обобщение.

  5. Кликнете върху „Запазване“.

Включете проследяването на промените в Google Таблици

Проследявайте промените, като активирате История на версиите

Друг полезен метод за проследяване на промените в Google Таблици е чрез активиране на „История на версиите“. Тази функция дава преглед на всички редакции, заедно с подробности като кой и кога е извършил редакциите. Ето как да го направите:

  1. Отворете необходимия лист и отворете „Файл“.
  2. От падащото меню изберете „История на версиите“ и кликнете върху „Вижте историята на версиите“.

В дясната страна на листа ще има лента, показваща имената на редакторите в различни цветове. Сега всички нови промени ще бъдат маркирани с цвят, представляващ лицето, което е направило промените.

Проследявайте промените с Sheetgo

Има добавка, наречена Sheetgo, която ви позволява лесно да проследявате промените във вашите Google Таблици и автоматично да импортирате данни всеки ден. Първо ще трябва да инсталирате добавката. След това трябва да отворите листа, където искате да проследявате ежедневните промени и този с необходимите данни. Ето как да започнете да използвате добавката:

  1. Придвижете се до „Добавки“.
  2. От падащото меню изберете „Sheetgo“ и след това „Start“.
  3. От дясната страна на листа автоматично ще се отвори лента.

След като сте направили това, нека да видим как да импортирате данни от текущия лист към този, където искате да проследявате промените.

  1. Придвижете се до листа, където искате да импортирате данни.
  2. Кликнете върху бутона „Стартиране на свързването“ и след това върху „Импортиране на данни“.
  3. Ще можете да видите различни листове, така че изберете този, от който се нуждаете.
  4. След като кликнете върху него, ще видите опцията „Настройки“.
  5. Разгънете раздела „Настройки“ и ще видите различни опции.

След като изпълните тези стъпки, ще трябва да активирате и „Добавяне на данни“, за да завършите процеса. По този начин добавката автоматично добавя данните под предварително импортираните данни. Трябва също да поставите отметка в „Активиране на форматирането на трансфер“, така че двата ви листа да изглеждат еднакво.

Можете да изберете да дадете име на връзката за бъдещи справки. В секцията „Автоматична актуализация“ можете да решите колко често и по кое време искате да се извърши импортирането на данни. Активирането на тази опция и избирането на честотата на импортиране на данни ви позволява да получавате ежедневни актуализации на промените.

Накрая кликнете върху „Finish“, за да завършите процеса. Новите данни вече ще се добавят под съществуващите ежедневно. Всеки ден, когато отваряте листа, ще получавате свежа информация, която ви позволява да проследявате промените.

Тази добавка е полезна, тъй като изисква само еднократна връзка. След като го направите, ще можете да следите промените в Google Таблици автоматично и ежедневно.

Забележка: Може да решите да изключите „Автоматична актуализация“ или да промените колко често искате да се импортират данни. Вижте горния раздел, ако искате да направите това.

Проследявайте промените, като активирате „Условно форматиране“

Визуалното представяне на промените може да бъде много прост начин за проследяване на всички редакции. В Google Таблици има опция за това - просто трябва да я активирате. Ето как можете да го направите:

  1. Изберете всички данни (клетките), където искате да използвате условно форматиране.
  2. Отидете до „Форматиране“ и намерете „Условно форматиране“.
  3. В падащото меню под „Правила за форматиране“ ще видите „Правила за форматиране, ако ...“.
  4. Тук ще трябва да изберете „Не е празно“.
  5. След това под „Стил на форматиране“ можете да изберете цвета на фона или шрифта на буквите.
  6. Кликнете върху „Готово“.

Да предположим, че избирате синьо като цвят на фона. Ако човек въведе данни или направи промени във форматираните клетки, клетката, където го прави, става синя. Толкова просто!

Проследявайте промените, като активирате „История на клетките“

Ако искате да проследите промените, направени само в една клетка, можете да го направите, като активирате новата опция „История на клетките“. Това ви позволява да видите името на сътрудника, извършил промяната, и времевата отметка на промяната. Ето как да го направите:

  1. Щракнете с десния бутон върху клетката и кликнете върху „Показване на историята на редактиране“.
  2. Ще видите стрелките, които можете да преместите отляво надясно, за да видите редакциите.

Честито!

Сега няма да имате проблем да включите промените в Google Таблици. Има различни методи за това. Можете да активирате „Правила за известия“, „История на версиите“, „Условно форматиране“, „История на клетките“ или да получите добавка като Sheetgo.

Опитвали ли сте някой от методите преди? Кое работи най -добре за вас? Кажете ни в коментарите по -долу.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found