PC & Mobile

Как да архивирате и експортирате всички имейли на Outlook

Повечето съвременни фирми разчитат на имейли за комуникация. Загубата на достъп до имейли или по -лошо до цели имейл акаунти може да бъде опустошителна. Архивирането на имейлите ви в Outlook е един от най -добрите начини да получите спокойствие, като знаете, че имейлите се съхраняват на множество места на вашето устройство и не могат да се загубят лесно.

В тази статия ще обясним как да архивирате имейли на Outlook по няколко различни начина.

Как да архивирате и експортирате всички имейли на Outlook

Един от най -бързите начини за архивиране на всички ваши имейли в Outlook е да използвате интегрирания .pst файлов формат. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange използват изключително PST файлове за съхраняване на имейли, информация за контакти и адреси и събития в календара. Статичен PST файл може да се използва като резервно копие за текущите ви имейли и информация за контакт в Outlook и Outlook ще може да има достъп до него дори когато сте офлайн.

Ето как да архивирате имейлите си в .pst файл:

  1. Отворете Outlook, след това натиснете „Файл“.

  2. В менюто изберете „Отваряне и експортиране“.

  3. Кликнете върху бутона „Импортиране/експортиране“.

  4. Системата ще се върне към основния екран на Outlook и ще изскочи съветника за импортиране/експортиране, за да ви преведе през процеса на експортиране.

  5. В Съветника изберете опцията „Експортиране във файл“ от списъка, след което щракнете върху „Напред“.

  6. Изберете „Файл с данни на Outlook (.pst)“, когато бъдете подканени да изберете тип файл, след което щракнете върху „Напред“.

  7. След това ще бъдете подканени да изберете папките за експортиране. Можете да изберете вашия имейл акаунт, за да експортирате всички свързани с него папки, включително контакти и данни от календара. Щракнете върху „Напред“, когато сте доволни от избора си.

  8. Изберете пътя на адреса, в който е записан архивният файл. Запомнете пътя, за да имате достъп до него по -късно.

  9. Добра идея е да промените името на файла (последната част от пътя). По подразбиране това е „backup.pst“.

  10. Ако запазвате архивния файл по пътя по подразбиране, изберете дали искате дублирани елементи.

  11. (По избор) Можете да се върнете към някой от предишните диалози, може би да промените избора на папка, като използвате бутона „Назад“.

  12. Натиснете „Finish“, за да стартирате процеса на експортиране.

  13. Outlook ще ви подкани да създадете парола. Това може да бъде важно от съображения за сигурност, но не е нужно да въвеждате парола.

  14. Можете да намерите извлечения файл на мястото, което сте посочили за пътя на файла. Вече можете да преместите или копирате файла на друго място.

Как да получите достъп до експортирани имейли на Outlook

След като експортирате файловете, може да се чудите как да получите достъп до тях по -късно. Outlook улеснява отварянето на резервни копия и възстановяването на имейлите ви до записаното време. Ето какво трябва да направите:

  1. Намерете архивния файл. Забележете местоположението и пътя на файла.

  2. Отворете Outlook.

  3. Натиснете „Файл“, след което щракнете върху „Отваряне и експортиране“.

  4. В менюто вдясно изберете „Отваряне на файл с данни на Outlook“.

  5. Това отваря File Explorer. Отидете на архивния файл. Кликнете върху него, след което изберете „Отваряне“.

  6. Системата ще ви върне към главния екран на Outlook.

  7. В менюто за навигация вляво превъртете надолу, докато видите „Данни на Outlook“. Тази категория съдържа елементите, извлечени от архивния файл.

  8. Категорията запазва оригиналните системи за форматиране и папки.

  9. Можете да плъзгате и пускате имейли, за да ги преместите в други файлове.

Сега имате достъп до архивираните си имейли.

Как бързо да запазите един имейл на Outlook

Понякога не искате да се затруднявате със запазването на всички имейли и отварянето на Outlook отново, когато имате нужда само от един или няколко конкретни имейла. За щастие има няколко бързи решения за запазване на един имейл от Outlook.

Метод 1 - Директно записване в папка

  1. Отворете Outlook.

  2. Отворете File Explorer и отидете до мястото, където искате да запазите имейла. Може да се наложи да поставите Outlook и File Explorer в прозоречен режим и да ги преместите за по -лесен достъп.

  3. Плъзнете имейла, който искате да запазите от Outlook, в папката.

  4. Outlook автоматично ще съхранява имейла във формат „Елемент на Outlook“.

  5. Щракнете двукратно върху запазения имейл, за да го отворите в Outlook.

Метод 2 - Запазване като TXT или HTML

  1. Отворете имейла, който искате да запазите в Outlook.

  2. Изберете „Файл“, след което изберете „Запазване като“.

  3. Ще се появи File Explorer. Изберете пътя, където искате да съхранявате имейла. В долната част на File Explorer кликнете върху стрелката до „Save as type“. Изберете „Само текст“, за да запишете във формат .txt, или „HTML“, за да запазите имейла като .html файл.

  4. След като бъде запазен, имейлът може да бъде достъпен с вашия текстов редактор (например Notepad), ако е в .txt, или с браузъра ви, ако е запазен като .html.

Запазването на имейла по този начин не запазва никакви прикачени файлове, така че не забравяйте да ги изтеглите, да ги преименувате, ако е необходимо, и да ги запазите заедно с имейла за по -късен достъп.

Метод 3 - Използвайте Screen Capture, за да запазите изображение

Можете също да използвате софтуер за заснемане на екрана, за да запазите съдържанието на имейла като изображение. Този метод може да бъде полезен за препратка към съдържанието на имейла в други форми за комуникация, тъй като изображенията лесно се прикачват към имейли и други съобщения.

Ако използвате Windows, по-новите версии идват с предварително инсталиран софтуер за заснемане на екрана, наречен Snipping Tool (на по-стари устройства) и Snip & Sketch. Друга възможност е да използвате бутона Print Screen на клавиатурата си, след което да поставите изображението в Paint.

При устройства с Mac процесът е подобен. Използвайте клавишната комбинация Ctrl + Command + 4, за да отворите интегрираната функция за заснемане на екрана, след това плъзнете кръста на селекцията, за да покриете област над имейла, за да го запазите.

За Linux можете да намерите асортимент от софтуер за заснемане на екрана, достъпен за изтегляне, който може да се използва за запазване на имейла като изображение. Като алтернатива моделите, базирани на GNOME, имат интегрирана помощна програма за екранни снимки в менюто Приложения> Аксесоари. Някои версии на ОС Linux ще реагират на бутона Print Screen на клавиатурата, подобно на системите с Windows.

Как да експортирам всички имейл адреси в Outlook?

Ако искате да експортирате списъка си с контакти (който съдържа имейл адресите на вашите контакти, както и друга информация), можете да използвате стъпки, подобни на това как да експортирате имейлите. Информацията за контакт обаче може да се съхранява в различен файлов формат, който е по-удобен за потребителя и може да се отваря в Excel за бърза манипулация и редактиране. Ето какво трябва да направите:

  1. Отворете Outlook.

  2. Изберете Файл> Отваряне и експортиране> Импортиране/експортиране.

  3. В съветника за импортиране/експортиране изберете „Запазване като файл“.

  4. Изберете „Стойности, разделени със запетая (.csv)“, когато бъдете подканени да изберете тип файл.

  5. В менюто за избор на папка изберете папката „Контакти“ под вашия акаунт.

  6. Потвърдете пътя на файла или го променете, ако е необходимо. Дайте име на файла по желание.

  7. Натиснете „Finish“, за да стартирате процеса на експортиране.

  8. Диалогът за импортиране/експортиране ще се затвори, когато процесът приключи.

Експортираният .csv файл може да се отвори в Excel. Той ще покаже голяма таблица с информация за контакт. Вероятно ще имате много празни клетки и това е напълно нормално. Можете да използвате Excel за редактиране на данните, въпреки че поставянето на допълнително съдържание може да го направи нечетлив за Outlook, ако трябва да импортирате файла по -късно.

Можете да използвате този файл на друго устройство или имейл услуга, за да импортирате информация за контакт.

Как да запазя няколко имейла на Outlook на компютъра си?

Ако искате да запазите повече от един имейл наведнъж, но не се нуждаете от цялата си имейл библиотека, има начин да изберете няколко имейла, които да запазите наведнъж. Ето какво трябва да направите:

  1. Отворете Outlook.

  2. Изберете имейлите, които искате да запазите. Задръжте Ctrl и щракнете върху писма, за да ги изберете един по един, или задръжте Shift, за да изберете партида имейли между първото и второто щракване.

  3. Отидете на Файл> Запазване като.

  4. В диалоговия прозорец отидете в папката, в която искате да запазите имейлите, дайте име на файла както искате и изберете „Само текст“ като формат за запазване.

  5. Outlook ще запише всички имейли, избрани в един .txt файл. Можете да използвате текстовия си редактор за достъп до тях.

Ако искате да ги запишете в отделни .txt файлове, ще трябва да запишете всеки имейл поотделно. Допълнителните приставки на Outlook, достъпни онлайн, могат да разширят тази функция, за да запазват имейли в отделни .txt или алтернативни файлови формати.

Нов поглед към Outlook

С интегрираната функция за експортиране на Outlook можете да архивирате и възстановявате имейли в случай, че загубите достъп до имейл акаунта си, независимо дали поради загубена парола или хакнат. Тъй като онлайн комуникацията е толкова разпространена, отнемането на няколко минути от времето ви за архивиране на имейли редовно може да ви спести главоболието от бъркането по изгубени файлове.

Колко често експортирате имейли на Outlook? Кажете ни в секцията за коментари по -долу.