Лесно е да забравите кой има достъп до Google Sheet, ако се използва от много хора. Може да сте споделяли електронната таблица много пъти и сега имате проблеми да си спомните кой е имал разрешение да я използва.
Управлението на вашите Google Таблици и знанието кой има достъп до тях е важно. Но процесът на това всъщност е доста прост. Продължете да четете, за да разберете как се прави.
Как да проверите кой има достъп до Google Таблици
Има лесен начин да проверите ръчно кой има достъп до вашия Google Sheet. За да направите това, следвайте стъпките:
- Първо отворете необходимия лист.
- След това кликнете върху „Табло за управление на дейностите“.
- Ще видите „Тенденция на зрителя“ или „Тенденция за коментари“ отляво. Сега кликнете върху него.
Забележка: Уверете се, че използвате вашия бизнес акаунт, а не частния. С частен акаунт няма да можете да видите „Табло за управление на дейностите“.
Освен това можете да филтрирате търсенето по време и да стесните резултатите си. Нека да видим как да го направим:
- Щракнете върху „Стрелка надолу“ в горната дясна част на листа.
- Изберете време за филтриране на търсенето.
Ето! Сега знаете кой има достъп до вашия Google Sheet и кога е получил разрешението. По този начин винаги можете да проследите дали правилните хора могат да виждат и редактират вашия Google Sheet.
Разрешаване на временен достъп до Google Sheet
Ограничаването на достъпа до Google Sheets може да бъде много полезно, ако не искате клиентите да ги използват, след като работата е свършена. Можете да зададете дата на изтичане или просто да прекратите достъпа до конкретния Google Sheet. Ето как:
- Отворете Google Диск
- Намерете листа, от който се нуждаете.
- Щракнете с десния бутон върху него и изберете „Споделяне“.
- Сега въведете името на човека, с когото искате да споделите този лист.
- За да зададете дата на изтичане, променете разрешението на „Може да коментира“ или „Може да преглежда“.
- След това докоснете „Изпращане“.
След като изпълните тези стъпки, трябва да повторите първите три стъпки. Ще видите опцията „Разширени“ в долната част на прозореца. Трябва да кликнете върху него, за да видите „Настройки за споделяне“. Ако задържите курсора на мишката върху името им, ще се появи хронометър. Като щракнете върху него, можете да зададете датата на изтичане.
Активиране на разрешението за гледане
Можете да защитите своя Google Таблица от промяна. Въпреки че може да сте дали достъп на няколко души, може да не искате те да променят съдържанието на документа. Най -простият начин да направите това е да им дадете само разрешение за гледане.
Следвайте тези стъпки, за да направите това:
- Отворете листа, който искате да защитите.
- Придвижете се до „Данни“ и превъртете надолу до „Защитени таблици и диапазони“.
- От дясната страна на листа ще се появи лента.
- Сега кликнете върху „Лист“ и изберете този, който ви е необходим от падащото меню.
- Тук ще трябва да кликнете върху „Задаване на разрешение“.
Ще се появи прозорец „Разрешения за редактиране на обхват“. Под „Ограничете кой може да редактира този диапазон“ щракнете върху „Персонализиран“. Това ви позволява да решите на кого е разрешено да редактира този конкретен лист. Премахнете избора от всички хора, които не искате да редактирате вашия Google Sheet. Кликнете върху „Готово“, за да завършите.
Сега хората все още могат да преглеждат този Google Таблица, но няма да могат да правят никакви промени в него.
Защита на клетките в Google Sheet
Като алтернатива можете също да разрешите преглед, но и да защитите някои клетки или колони. Ето какво трябва да направите:
- Отворете листа.
- Изберете колоните, които искате да защитите от промяна.
- Сега кликнете върху „Данни“ и след това „Защитени листове и диапазони“.
- В дясната страна на листа ще се появи лента.
- Въведете описанието на командата, например - „Без редактиране“.
- След това кликнете върху зеления бутон „Задаване на разрешения“.
- Ще се появи изскачащ прозорец. Под „Ограничете кой може да редактира този диапазон“ изберете „Персонализиран“.
- Това ви позволява да решите на кого е позволено да променя клетките.
Ако човек без разрешение се опита да промени съдържанието на клетката, съобщение в листа ще информира, че няма право да го прави.
Активиране на коментарите
Понякога се нуждаете от някой друг, който да коментира съдържанието на клетката. Тези потребители нямат автоматични привилегии за това, но можете да им дадете разрешение. Това, което трябва да направите, е да ги направите „Коментатор“. За да активирате потребител с тази функция, изпълнете следните стъпки:
- Отворете листа, отидете на „Файл“ и кликнете върху „Споделяне“.
- Тук можете да добавите имейл адресите на тези, с които искате да споделите листа.
- След като добавите човек, вдясно ще видите падащо меню.
- От това падащо меню изберете „Коментатор“.
- Накрая кликнете върху „Изпращане“.
Активиране на редактирането
С разрешение за редактиране, потребителите на листа могат да променят съдържанието на клетките. Като собственик на листа ще трябва да разрешите това действие. Стъпките са много подобни на описаните по -горе:
- Отворете листа, отидете на „Файл“ и кликнете върху „Споделяне“.
- Тук можете да добавите имейл адресите на тези, с които искате да споделите листа.
- След като добавите човек, вдясно ще видите падащо меню.
- От падащото меню изберете „Редактор“.
- Накрая кликнете върху „Изпращане“.
Ограничаване на разрешенията
Вашият Google Sheet е безценен инструмент за съхранение на данни. От време на време ще трябва да го споделяте с други хора. Ако не можете да си спомните на кого сте дали разрешение да преглеждате листа, винаги можете да се обърнете към тази статия за насоки.
Освен това няма да имате проблеми, ако искате да защитите листа си от неоторизирани промени или ако искате да позволите на потребителите сами да правят промени в клетките. Коя от тези функции е по -важна за вас и защо? Кажете ни в секцията за коментари по -долу.
